Il ciclo di vita di una sessione, dall'apertura all'archivio
Ogni passaggio che oggi la segreteria segue a mano — iscrizioni, pagamenti, fatture, bonifici, elenchi — in CEMS avviene dentro un unico flusso digitale.
Il Centro crea la sessione
Definisci esame, versione (computer based, digital, remote proctored), sede, data dello scritto, finestra dello speaking, scadenza, posti disponibili e prezzi. La sessione compare subito online per le tipologie di utente abilitate.
Le iscrizioni arrivano online
Il candidato privato si registra e si iscrive in autonomia; il Preparation Centre iscrive i propri alunni; i candidati di un Preparation Centre si preiscrivono con il PIN. Nessuna trascrizione in segreteria.
Il pagamento avviene all'iscrizione
Con i metodi che il Centro ha scelto di abilitare: PayPal, bonifico con link di pagamento, bonifico tradizionale con ricevuta caricata, pagamento in sede. Il sovrapprezzo per iscrizione tardiva si applica da solo.
Bollo e fattura si generano all'approvazione
Quando il Centro approva l'iscrizione, CEMS applica il bollo dove previsto, emette la fattura elettronica con numero progressivo e la invia per email al candidato insieme all'entry form.
automaticoIl bonifico viene riconciliato
Per i pagamenti con link di pagamento, CEMS legge i movimenti del conto e attribuisce ogni accredito all'iscrizione corrispondente, emette la ricevuta e avvisa il Centro. Non serve più caricare l'attestazione a mano.
automaticoIl Preparation Centre dichiara e conferma
Prima di autorizzare le preiscrizioni con PIN, il Preparation Centre vede l'elenco completo dei candidati che sta dichiarando, lo controlla e conferma con una spunta esplicita, registrata con data e ora.
L'elenco finale è pronto per Cambridge
Per ogni sessione il Centro esporta con un clic il file Excel degli iscritti approvati, nel tracciato di importazione Cambridge, più i riepiloghi con quote, pagamenti e numeri di fattura.
automaticoLa sessione va in archivio
Dopo lo scritto la sessione passa in archivio, anche in automatico dopo il numero di giorni che decidi tu, e resta consultabile con dati, documenti e movimenti ordinati per anno scolastico.
Ogni utente entra dalla sua porta
Ogni tipologia dispone di una propria "vista" del sistema, attivata dal login. Seleziona una tipologia per vedere cosa vede e cosa può fare.
Cosa vede
- Le sessioni d'esame aperte del Centro, con prezzi, date, scadenze e posti disponibili
- Le proprie iscrizioni con lo stato: salvata, inviata, approvata
- I propri documenti: entry form e fattura
Cosa può fare
- Si registra in autonomia e attiva l'account dal link ricevuto per email
- Si iscrive, sceglie i servizi aggiuntivi e paga con il metodo abilitato dal Centro: PayPal, bonifico con link di pagamento, bonifico tradizionale o in sede
- Riceve email di conferma a ogni passaggio e scarica entry form e fattura
Cosa vede
- Le sessioni disponibili per i propri alunni
- L'elenco degli alunni iscritti, sempre aggiornato, con lo stato di ogni iscrizione
- Le preiscrizioni arrivate con il proprio PIN
Cosa può fare
- Iscrive online i propri alunni, senza passare dalla segreteria, e finalizza secondo le modalità concordate con il Centro
- Richiede servizi aggiuntivi, special arrangements e la spedizione dei certificati per raccomandata
- Verifica e dichiara con una spunta esplicita i candidati preiscritti con il PIN
Cosa vede
- Tutto ciò che vede un Preparation Centre
- Le proprie iscrizioni contrassegnate come "Preparation Centre certificato"
Cosa può fare
- Iscrive i propri alunni senza dover consegnare o caricare l'entry form firmato
- Il Centro lo riconosce come certificato dall'anagrafica: nessuna procedura in più
Cosa vede
- Le sessioni aperte alla preiscrizione per il suo Preparation Centre
- La scadenza anticipata e i campi richiesti dal Centro
- Le proprie credenziali, ricevute per email
Cosa può fare
- Entra con il PIN del suo Preparation Centre, senza registrarsi
- Si preiscrive compilando i dati richiesti e, se previsto, paga online o direttamente al Centro
- La sua iscrizione passa al Preparation Centre per la dichiarazione
Cosa vede
- Tutte le sessioni: attive, in scadenza, programmate, archiviate
- Iscrizioni, pagamenti, fatture e movimenti bancari in tempo reale
- Alert sulle scadenze, statistiche di esami e sessioni, registro delle email inviate
Cosa può fare
- Crea sedi, esami e prezzi per anno scolastico, sessioni, sovrapprezzi e servizi aggiuntivi
- Approva le iscrizioni, esporta l'elenco per Cambridge, gestisce utenti, Preparation Centre e PIN
- Imposta metodi di pagamento, bollo, testi, loghi e ogni altra configurazione del Centro
Nessuna installazione
CEMS è fornito come software as a service: si usa da un normale browser, senza installare né aggiornare nulla. Interfaccia in italiano e in inglese.
Sedi coordinate in tempo reale
Accedi da ogni sede del Centro: le iscrizioni e le sessioni sono le stesse, aggiornate per tutti nello stesso momento.
Con il logo del tuo Centro
Il sistema è personalizzato con loghi, testi, regolamenti e documentazione del Centro, raggiungibile da un indirizzo web dedicato.
Vuoi vederlo funzionare sulle tue sessioni?
Una dimostrazione one to one gratuita in videoconferenza, sui flussi reali del tuo Centro.