Tutto ciò che serve per gestire una sessione, dall'iscrizione all'export
Un unico sistema, personalizzato con logo, testi e documentazione del Centro, accessibile da un indirizzo web dedicato. Le funzionalità si attivano e si configurano Centro per Centro, dal pannello di amministrazione.
Dalla sessione all'elenco per Cambridge
Iscrizioni online
Candidati privati che si registrano da soli e attivano l'account per email; Preparation Centre che iscrivono i propri alunni; studenti che si preiscrivono con il PIN del loro Preparation Centre. Nessuna trascrizione in segreteria.
Vedi il flusso completoTipologie e versioni d'esame
Young Learners, General English, Business English, Teaching, Admission Test e Linguaskill; versioni paper based, computer based, digital e remote proctored. Ogni combinazione ha i suoi prezzi e i suoi sovrapprezzi.
Sedi multiple
Definisci più sedi d'esame e assegna ogni sessione alla sua: le iscrizioni restano coordinate in tempo reale da ogni sede e con i partner sul territorio.
Posti, scadenze e archivio
Posti massimi per sessione con chiusura automatica e avviso al Centro quando sono esauriti, posti disponibili visibili ai candidati, sessioni attive, programmate e archiviate per anno scolastico; archiviazione automatica dopo lo scritto.
Export per Cambridge
Per ogni sessione un file Excel degli iscritti approvati nel tracciato di importazione Cambridge (candidate number, dati anagrafici, candidate type, preparation centre…), più riepiloghi per sessione e per anno scolastico con quote, pagamenti e numeri di fattura, e l'anagrafica di candidati e Preparation Centre.
Ogni tabella si esporta
Sedi, esami, sessioni, iscrizioni, utenti e movimenti bancari hanno i pulsanti CSV, Excel, PDF e Stampa, con ricerca e ordinamento.
Quote giuste, incassi tracciati, documenti pronti
Prezzi e sovrapprezzi
Tariffe per esame e per anno scolastico, sovrapprezzo per iscrizione tardiva a due soglie di giorni, late entry fee per computer based e digital, tariffa ISP2 per il pagamento diretto, costo della raccomandata per i certificati.
Pagamenti online
PayPal, bonifico con link di pagamento, bonifico tradizionale con ricevuta caricata dal candidato, pagamento in sede: il Centro sceglie quali abilitare e il candidato paga all'atto dell'iscrizione.
Pagamenti e fatturazioneFatturazione elettronica e bollo
All'approvazione CEMS emette la fattura elettronica con numero progressivo, applica il bollo dove previsto, la invia per email e produce l'XML FatturaPA pronto per lo SDI. Download in blocco in un file ZIP.
Come funziona la fatturazioneRiconciliazione bancaria
Con il bonifico tramite link di pagamento, CEMS legge i movimenti del conto collegato e attribuisce ogni accredito alla sua iscrizione, con ricevuta e avviso al Centro.
Riconciliazione bancariaServizi aggiuntivi e special arrangements
Servizi a pagamento proposti al candidato in fase di iscrizione (con titolo, descrizione, link e prezzo), richiesta di special arrangements e spedizione dei certificati per raccomandata, con avviso al Centro.
Entry form in PDF
L'entry form di ogni iscrizione viene generato in PDF con il logo del Centro, allegato all'email di approvazione e scaricabile in qualsiasi momento; cinque modelli per privati e scuole.
Il lavoro di routine lo fa il sistema
Preparation Centre e PIN
Iscrizione diretta degli alunni, Preparation Centre certificati senza entry form firmato, preiscrizione autonoma dei candidati con il PIN e dichiarazione del Preparation Centre con conferma esplicita.
Preparation Centre e PINCalendario sessioni pubblico e stampabile
Una pagina pubblica, da linkare dal sito del tuo Centro, con tutte le sessioni dell'anno per tipologia: date dello scritto e dello speaking, scadenze, risultati, disponibilità dei certificati e quote. Stampabile con un clic.
Alert sulle scadenze
Per ogni sessione imposti la scadenza di invio del file a Cambridge e quella di comunicazione della sede: quando mancano tre giorni, un riquadro nell'area riservata del Centro te lo ricorda finché non lo chiudi.
Email automatiche e tracciate
Attivazione account, iscrizione inviata e approvata, fattura, promemoria delle iscrizioni salvate e non inviate, avviso di posti esauriti e di bonifico riconciliato al Centro. Ogni invio resta nel registro "Mail stats"; un interruttore blocca tutte le email negli ambienti di prova.
Pulizia automatica
Le iscrizioni salvate ma mai inviate dai privati vengono eliminate dopo i giorni che decidi tu, con un promemoria al candidato 24 ore prima; le sessioni passano in archivio da sole dopo lo scritto.
Statistiche e registri
Statistiche per esame e per sessione con export per anno scolastico, registro degli accessi e delle email, movimenti bancari con il loro stato.
Per candidati e Preparation Centre è il "tuo" sistema
Personalizzazione del Centro
Loghi per barra di navigazione, intestazione, pagina e PDF, tema chiaro o scuro, testi di intestazione e piè di pagina, regolamenti, note informative per ogni fase, informativa privacy e consensi, Google Analytics: tutto dal pannello di configurazione.
Interfaccia in italiano e in inglese
Ogni utente sceglie la lingua al login: l'intera interfaccia, i menu e le email sono disponibili in italiano e in inglese.
Manuali per gli utenti
Manuale del candidato e manuale del Preparation Centre in PDF, raggiungibili dalla pagina di accesso.
Quale di queste attività pesa di più sulla tua segreteria?
Parliamone in una dimostrazione one to one gratuita: ti mostriamo CEMS proprio su quei flussi.